Beleg, noch ein Beleg, noch ein Beleg – oh, da ist ja noch Einer!
Und wir kennen es alle, beim 20ten Treibstoffbeleg schweifen die Gedanken langsam ab und man fällt in ein monotones Tippen. Aber Achtung – genau jetzt und hier können Fehler entstehen und seien wir mal ehrlich – produktiv sind wir auch nicht mehr!
In diesem Beitrag möchten wir dir einerseits vermitteln, wie du Fehlerquellen ausweichst und anderseits zeigen, wie du deine Produktivität steigern kannst.
Wo lauern die Gefahren?
Chaos dem, der zahlen möchte (oder kann)
Allen anderen möchten wir an dieser Stelle folgenden - fast wichtigsten - Tipp geben: Ordne die Belege von Anfang an. Egal ob du selbst deine Zeit opferst oder die Beleg-Schuhschachtel bei deinem Treuhänder verschwinden lässt: Kosten wird es immer - einmal mehr Zeit und einmal mehr Geld!
Nimm dir jede Woche 10 Minuten Zeit die Belege der Bankbelastungen zusammen zu tragen und die bezahlten Debitorenrechnungen herauszusuchen. Alles zusammen in ein Mäppchen (oder noch viel besser als Scan in ein Dokumenten-Management-System) und "willkommen Überblick"!
6210, 6210, 6120, 6210 - warte was?!
Kommen wir auf unser Einleitungs-Beispiel zurück, denn repetitive Arbeiten sind für viele nach wie vor ein fixer Bestandteil der Buchhaltung und Auslöser für viele Fehler. Wie klingt folgende Lösung für dich: statt alle gleichzeitig und nacheinander aus dem Kassenbuch abzutippen, können diese per App direkt nach dem Kauf gescannt werden. Aufwandskonto und Mehrwertsteuer abchecken und ab damit in die digitale Buchhaltung.
Rahm, Zucker, Kaffee - machen wir fix Spesen 6640!
Wichtig ist auch, ein Bewusstsein für die Folgen der Fehler zu entwickeln, vor allem bezüglich der Mehrwertsteuer. Ein Einkauf hat gelegentlich zwei verschiedene Mehrwertsteuer-Codes. Diesen Fehler x100 -> MWST-Revisor unglücklich -> Nachzahlung mit Zins -> du unglücklich!
Hier gibt’s nur einen Tipp: Mehrwehrwertsteuer gleich nochmal checken, die zwei Sekunden ersparen später Ärger ;)
„Funktionssuche im Buchhaltungsprogramm“ als Tätigkeit im Stellenbeschrieb?
Man sucht und sucht und erinnert sich dann nach Prüfung des Handbuches wieder daran, dass die Funktion ja an „eben dieser unlogischen Stelle“ ist. Oder vielleicht kennst du auch folgende Fragestellung: Wer kam auf die komische Idee, diesen Knopf dorthin zu setzen? Viele Programme versagen leider in der Usability - und das ist ein echtes Problem hinsichtlich dessen, dass immer mehr Arbeiten vom Treuhänder an die Kunden abgegeben werden könnten. Darum setzen wir auf moderne und intuitive Programme. Kein Gesuche der Funktionen und wenn mal wirklich was am falschen Platz ist, kann man die Optimierung meist direkt beim Software-Hersteller als Idee anbringen - und es wird sogar ernst genommen!
Und dann sind da noch die Lohnmeldungen Ende Jahr...
Ja, aber diese musst du nicht per Hand ausfüllen, viele Programme bieten online-Übermittlungen an. So werden Fehler beim Abschreiben und Ausrechnen minimiert. Sie werden dir einiges an Arbeit abnehmen können und du sparst sogar noch Kosten.
Unser Tipp ist ganz einfach: Kenne und nutze die Funktionen deiner Programme (oder denk über einen Umstieg auf ein anderes nach)!
Und wenn jetzt doch mal was schief gelaufen ist: nicht verzagen, Treuhänder fragen. Wir wissen, welche Tasten zu drücken sind - versprochen!